5.4: ¿Cómo realizar presentaciones ejecutivas en una junta de trabajo?

 

¿Cómo realizar presentaciones ejecutivas en una junta de trabajo?

  La comunicación efectiva es clave para alcanzar objetivos individuales y a nivel organización porque se verá aplicada en prácticamente todas las actividades que requieren la participación de equipos de trabajo. Una herramienta muy poderosa de comunicación son las presentaciones ejecutivas, que juegan un papel importante a la hora de mostrar proyectos o resultados.

Para comenzar, se pueden distinguir dos etapas de una presentación ejecutiva: una es el diseño y manufactura y otra es la interpretación. Con la etapa de diseño y manufactura nos referimos a realizar el material de apoyo que contendrá la información mostrada: las láminas que incluirán gráficas, texto y recursos audiovisuales que respaldarán la información que queremos compartir. Al momento de diseñarla, es necesario que la información sea clara, concisa y visualmente atractiva.

La etapa de interpretación es el punto de encuentro, ya sea físico o virtual, en el que traduciremos dicha información incorporada y la mencionaremos para que sea escuchada y leída. Durante esta etapa entran en acción nuestras características y habilidades individuales, por lo que pueden jugar a favor o en contra de nosotros. Lo ideal es tener un volumen de voz moderado, mantener una postura de liderazgo y proyectar una imagen acorde con la imagen empresarial.

 

 

Información basada en datos y evidencias

El objetivo de hacer una presentación ejecutiva es informar a los asistentes sobre el estado de una situación, hecho o cosa. Para ello, es fundamental presentar información debidamente sustentada en datos duros, relevantes y actualizados. Reúne la mayor cantidad de información posible, solicitando datos de otros departamentos que complementen los resultados de aquél en el que te encuentras. Al hablar de números, es importante ser exactos y representarlos visualmente mediante gráficas, tablas comparativas, etc.

Concisión

Es muy importante entender que los dos canales de transmisión existen porque deben ser complementarios, no idénticos; es decir, lo ideal es que lo que hablamos no sea una mera lectura de lo que anotamos, ya que puede resultar aburrido o bien quitar tiempo de manera innecesaria a los asistentes. Las personas aprendemos por distintos medios, y algunas retienen más información de manera visual, mientras que otras son más auditivas.

Una clave para lograr el éxito al momento de realizar una presentación es preguntarnos por qué alguien querría escuchar durante una hora absolutamente todo lo que anotamos si puede leerlo en 30 minutos o menos; o bien, ¿para qué leer todos esos datos si me puede hablar de ellos durante una conversación? En el ámbito de los negocios el tiempo es dinero, así que es mejor ser directos.

Accesibilidad

Asegúrate de que la información sea accesible y comprensible en ambos canales. Al momento de incluir diversos materiales en una presentación, elabóralo de manera que sea llamativo y legible o bien que pueda verse y oírse de manera óptima. No uses letras pequeñas ni satures los espacios de números o texto. Al dar una presentación oral, no leas o enlistes nombres, ya que esto desvía la atención y puede resultar cansado para ti y tedioso para los oyentes.

Organización por temas

Tanto en la presentación hablada como en la digital, es importante que delimites la información en orden y por temas pertinentes. Dependiendo de la etapa en la que se encuentre el proyecto a mostrar, es importante que presentes la introducción, las bases, el desarrollo y la conclusión, o bien los avances del proyecto en marcha. Usa títulos y subtítulos para resaltar información importante, así como palabras clave a manera de guías e ideas.

Utiliza diversas herramientas de aprendizaje

Ya se mencionaba que todos aprendemos de maneras distintas, pero es un hecho que en una organización las herramientas visuales tienen mayor impacto, puesto que permiten conocer rápidamente la información que se quiere transmitir. Usa herramientas de aprendizaje como luvia de ideas, mapas conceptuales, organigramas, cuadros comparativos, esquemas, gráficas y encuestas interactivas para captar la atención de los espectadores.

A tu presentación le puedes sumar agregar colores y formas para distinguir la información clave. Puedes combinar diferentes tipos de letra con varios tamaños. Otra opción interesante es realizar interacción con los asistentes mediante encuestas, preguntas directas o ejercicios que tengan relación con el tema que se está exponiendo. Con esto evitas la monotonía y das oportunidad de que los participantes retengan la información importante.

Dar conclusión

Cuando toda la información relevante haya sido proporcionada, muestra las conclusiones del proyecto y de la exposición invitando a que todos participen de manera activa y motivada, a trabajar en equipo y a poner manos a la obra según la planificación estimada. Después, invita a los asistentes a realizar preguntas, despejar todas las dudas posibles y muéstrate accesible para responderlas.